domingo, 10 de março de 2013

15/Fevereiro/2013: " O COMEÇO DE TUDO! "


Sejam bem vindos ao blog do Projeto Upgrade!
Somos alunos da turma 50 do curso de Especialização em Gestão de Projetos da Escola Politécnica da USP- Universidade de São Paulo – operacionalizado pela Fundação Vanzolini.
Dentro da disciplina “Simulação de Um Projeto”, ministrada pelo Professor João Arantes,  foi reservado para a nossa equipe em 15/Fevereiro/2013 o desenvolvimento de um projeto para o CECCO - Ibirirapuera – Centro de Convivência e Cooperativa com o objetivo de obter softwares  para o suporte das atividades e oficinas  de cunho social da entidade.
Criado em 1991,  a unidade do  Cecco Ibirapuera  é um espaço de convivência e produção artística voltado á população, com sede no Parque do Ibirapuera e ligado à SMS-Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo.  Mensalmente, recebe cerca de 1200 pessoas, gratuitamente, que participam de oficinas de arte, esporte e cooperativa de trabalho, numa atividade de Integração com compromisso socioambiental, envolvendo crianças, adolescentes, adultos e  idosos que apresentem ou não vulnerabilidade social.
Nosso objetivo é contribuir com essa unidade  aplicando os conceitos de gestão de projetos aprendidos no curso.  
Grato,

Equipe executiva do projeto:
Fábio Ahagon - fab_naoto@hotmail.com
Felipe Martins - fmaartins@gmail.com
Hariel Souza - harielsouza@yahoo.com.br
Leonardo Afonseca - leo_afa@hotmail.com
Marcondes Takeda -  marcondes_takeda@yahoo.com.br
Marcos Oishi - marcosoishi@yahoo.com.br

1a Semana 18/Fev/2013: “ VISÃO GERAL E O CLIENTE "

Parte A - Atividades pré-reunião com o cliente

1-    O Fabio elaborou uma planilha em excel básica ( Projeto Real.xls ) para mapearmos atividades, ações, sugestões, necessidades e prazos com a finalidade de não perdermos as informações discutidas e também servir de base para a formatação dos demais documentos do projeto: WBS, Cronograma, Matriz de Responsabilidades, etc. 

2-    Antecipamos o registro de algumas possíveis estratégias para fase de captação de recursos. A definição da estratégia dependerá da reunião com o cliente,  fechamento do escopo, análise das condições apresentadas pelo cliente e validação pela equipe:

·        Utilizar o projeto CRER-SER do CECCO como apelo para  captação de recursos de uma grande empresa do segmento de jardinagem via patrocinio.
O projeto CRES-SER visa a capacitação de jovens na formação de mão de obra qualificada em jardinagem através de um curso regular de 8 meses.
Para a empresa:  Ação de responsabilidade social,  Exposição da marca/empresa durante o curso,  Estabelecer uma referência de suprimentos  para os futuros profissionais.
·       Captação de recursos em um sistema de cotas nas empresas onde os componentes do grupo trabalham.
Para as empresas:  Ação de responsabilidade social; Confiabilidade da ação uma vez que um funcionário está diretamente envolvido no projeto juntamente com a FCAV-USP.
·        Captação de recursos  com venda de rifa.

·        Solicitação de licença “free” dos sofwares junto as empresas proprietárias e/ou representantes autorizados no Brasil. 
Para as empresas: Ação de responsabilidade social; Confiabilidade da ação uma vez que é um projeto voltado para uma entidade reconhecida e regulamentada sendo desenvolvido por alunos de uma instituição de renome como a FCAV-USP.
·        Livro de Ouro
Arrecadar recursos (doações em espécie) através de colaborações espontâneas.


Parte B -  A Reunião.  Face a Face com o cliente!

Reunião presencial com o cliente
Local:  FCAV Paulista
Data: 23/02/2013
Horário: 11:30 – 13:00 h
Participantes: Fabio, Felipe, Hariel, Leonardo, Marcondes,  Marcos
Objetivo: Entender as necessidades do cliente
Uma vez que o CECCO somente está aberto nos dias úteis em horário comercial e em face a dificuldade de reunir toda a equipe para uma reunião presencial no cliente, o Sr. Eluiz Elias Bueloni, representante do CECCO gentilmente aceitou o convite para participar desta primeira reunião na FCAV Paulista no sábado, 23/Fev/2013.
Resultados
Esclarecimentos das necessidades pelo cliente:
·        São necessários os seguintes softwares: Corel Draw, Dream Weaver, Adobe Photoshop e Microsoft Office 2010.
·        Adicionalmente foi comentado pelo Sr. Eluiz a necessidade de treinamento para utilização dos softwares solicitados.
·        Os sofwares serão utilizados para o desenvolvimento das atividades dos programas conduzidos pelo CECCO para os usuários/frequentadores assistidos, assim como para qualificação das atividades e trabalhos de divulgação.
·        Nesta oportunidade o Sr. Eluiz não dispunha de maiores informações técnicas sobre a aplicação dos softwares bem como sobre as configurações das máquinas nos quais os softwares serão instalados e sobre a possibilidade de softwares alternativos. Prontamente indicou o contato do Sr Eduardo, colaborador do CECCO, para suportar a equipe do porojeto sobre estas questões.
Restrições do cliente:
·        Não pode aceitar nenhum tipo de doação financeira.
·        Em caso de doação do produto diretamente por uma empresa não haverá a contrapartida de benefício fiscal para o doador.
·        Por estar instalado no Parque do Ibirapuera, em espaço cedido pela Secretaria Municipal do Verde e do Meio Ambiente, não é permitido a exposição das marcas de eventuais patrocionadores.

Informações Gerais:
·        Com todas as restrições apresentadas pelo cliente é notável o trabalho desenvolvido pelo CECCO com projetos que atendem aproximadamente 1200 usuários entre idosos,  portadores de vulneralibidades de saúde ou social  e usuários comuns. É resultado direto do esforço e doação pessoal dos colaboradores do CECCO, pareiros externos  e de projetos de apoio como os desenvolvidos pelos alunos da FCAV.
·        Para a entrega do projeto o Sr. Eluiz informou que existem datas especiais como a festa de integração dos grupos de diferentes oficinas que será realizada em 16/Abril/2013 ou em na primeira segunda feira do mês,  dia  da reunião mensal do CECCO.
·        Uma das estratégia que o grupo havia pensado, de utilizar o Projeto Crer-Ser de forte cunho social tirarando  menores da rua e qualificá-los para o mercado de trabalho com capaitação em jardinagem, como apelo na captação de recursos e ampliação da gama de possiveis doadores, não poderá ser mais utilizado uma vez que este projeto está temporariamente suspenso.
·        O Sr. Eluiz, informou que no website do CECCO é permitido a inserção de links e marketing de eventuais patrocionadores/apoiadores!
 

2a Semana 25/fev/2013:“ APLICAÇÃO DE CONCEITOS - DOCUMENTAÇÃO ”

Na semana que passou avançamos com o desenvolvimento de alguns dos documentos do projeto
1 - WBS - Felipe
2- Cronograma Geral do Projeto em MS Project - Leonardo
3 - Estrutura Organizacional - Felipe
4- Matriz de Responsabilidades - Felipe
Os documentos antes da publicação no blog, ainda carecem de uma revisão e reconciliação pela equipe.
Assim, nesta fase, classificamos tais documentos no status de “draft”.

3a Semana 04/Março/2013 : “TOMAR A DIREÇÃO !”

Reunião presencial da equipe
Local:  FCAV Paulista
Horário: 11:30 – 12:30 h
Participantes: Fabio, Felipe, Hariel, Marcondes e Marcos
Objetivo: Alinhar as atividades do projeto e reorganizar o planejamento
As atividades de documentação Matriz de Responsabilidades, WBS e Cronograma e estratégias para arrecadação de recursos necessitavam ser  revistas e reconciliadas  uma vez que a grande quantidade de e-mails trocados entre os componentes da equipe estava dificultando manter todos coordenados e na mesma “página do projeto”  comprometendo o avanço do projeto e a visão dos marcos de curto prazo.
Decisões tomadas:
·        Reuniões presencias semanais aos sábados na FCAV Paulistas das 11:30h ás 12:30h
·        Nas reuniões presencias realizar a abertura e detalhamento e discussão das ações,  atividades e responsabilidades  da semana subsequente – “cronograma da semana”
·       Das consultas nos blogs de projetos anteriores, principalmente aqueles relacionados com o CECCO,  o grupo concluiu que a manutenção da documentação e a estruturação e apresentação do projeto de forma clara e profissional no blog será elemento fundamental para “venda” do projeto caso a estratégia de captação de recursos seja a obtenção de patrocínios e ou doações de terceiros.

Para a semana de 11-15/Março:
·       Fazer a leitura completa do blog do Projeto Centopéia onde o CECCO foi um dos clientes: Um “Benchmarking” para organização e estruturação! – Todos até 12/03
·        Reunião com Eduardo,  colaborador do CECCO com conhecimentos específicos dos requisitos técnicos e de aplicação do softwares solicitados com a meta de obter asconfigurações das máquinas e apresentar opções de softwares alternativos para validação -  Fabio até 12/03
·        Com os requsitos técnicos definidos obter orçamento  dos softwares -  Felipe até 15/Março
·        Identificar e buscar contato com  Julio Araujo -  Gerente Financeiro do Projeto Centopéia, turma 43, para esclarecer dúvidas sobre a “conta do projeto” utilizada na arrecadação de recursos – Marcondes até 12/03.
·        Elaborar e apresentar modelo de carta de solicitação de apoio ao projeto ( fase de captação de doadores ) - Marcondes até 11/03


Documentos do Projeto







________________________________________________________________________________












4a Semana11/março/2013:"FAZENDO ANDAR !"

Após pesquisas nos blogs de projetos anteriores pudemos compilar um modelo de carta/texto de e-mail para solicitação de apoio ao projeto, com o objetivo de captar recursos de possíveis patrocionadores:










Fabio na sede do CECCO no Parque do Ibirapuera
 
Visita Técnica ao Cecco

Conforme programado, no dia 13/03 o Fábio e o Marcos estiveram no  CECCO para conhecer melhor a instituição, entender  as necessidades e verificar as especificações técnicas dos equipamentos.

Parte da manhã:
Primeiramente, o Sr. Eluiz  mostrou algumas atividades da instituição como as aulas de ginásticas ao ar livre, atividades de costura,  aulas de dança e aulas de artes  para todas as idades e classes sociais.


Marcos e Fabio visitando uma oficina de atividades

Fabio com a equipe do CECCO

O  Eduardo foi apresentado como o  responsável pela parte administrativa da instituição e nos assistiu durante a visita prestando  informações sobre os equipamentos (1 Notebook e 1 Desktop). As informações técnicas  dos equipamentos foram armazenadas em forma de fotos para facilitar a coleta de informações.

Marcos verificando as configurações das máquinas
Ele  está realizando alguns cursos dos softwares  Corel e Photoshop (ambos em nível básico) e possui bons conhecimentos em Access tendo  elaborado o banco de dados da instituição com os dados dos usuários/frequentadores.
Quanto a relação dos softwares alternativos que apresentamos, em função dos cursos que está realizando ele sempre salienta a necessidade/preferência para os softwares  originalmente solicitados. Porém informou que se for um software semelhante e tiver a mesma aplicação e atender as necessidades, sem dúvida será bem vinda 

Um 'plus' para o projeto seria, segundo ele,  conseguir o “Flash” para melhoria da edição de vídeos.

No caso caso do Notebook  o requisito para o Office da  Microsoft não poderá ser mudado uma vez que os bancos de dados desenvolvidos estão nesta plataforma.

Parte da Tarde
Viviane, estagiária de informática, responsável pelo site da Cecco (produto do projeto de outra equipe de alunos da Vanzolini )  ressaltou a importância dos softwares para as atividades desenvolvidas como:
·        melhorar a qualidade das fotos,  consertando imperfeições,
·        realizar  trabalhos de artes com as imagens das atividades da instituição
·        realizar a edição de vídeos para poder postá-los no site (os vídeos no caso seriam apenas links para redirecionamento ao Youtube).

O Notebook também é utilizado para apresentações de  eventos ou fotos para os participantes que se encontram nas salas das atividades principalmente para aqueles com idade mais avançada ou com alguma dificuldade de locomoção
Notebook do CECCO
Ainda que o Eduardo  esteja fazendo um curso básico, tanto elele quanto a Viviane necessitariam de um treinamento e suporte  mais especifico para melhor utilizar os recursos dos softwares.


Quadro Resumo da Especifcação Técnica

Máquinas
MarcaPositivoSamsung
ProcessadorIntel Core i5 2400 - 3.10 GHz Intel Core i3 2350  - 2.30 GHz 
RAM4 GB4 GB
SOWindows 7 Professional - 32 BitsWindows 7 Home Premium  - 64 Bits
Service Pack 1Service Pack 1
GraficoIntel HDIntel HD
1552 MB Memória Disponível1696 MB Memória Disponível
   520 MB Memória Video Dedicada        64 MB Memória Video Dedicada   
Softwares
Licenças
MS OfficeProfessional Plus 2010 - InstaladoNecessário
Corel DrawNecessárioNecessário
PhotoshopNecessárioNecessário
Dream WeaverNecessárioNecessário
Obs:A obtenção do software "Flash" seria um plus para o projeto 

 

sexta-feira, 8 de março de 2013

5a Semana 18/Mar/2013: "ORÇAMENTOS E ESTRATÉGIAS"

Orçamento:


Especificação dos Produtos
Fornecedores - Preço em R$ Base 16/03/2013
Licenças para  
Máquinas do CECCO
Valor Total Orçado
R$
Software
Formato
Licenças Inclusas
A
B
C
Desktop Positivo 32Bits
Notebook Samsung 64Bits
Total
Dreamweaver CS5Download11.082,30
1
1
2
2.164,60
Corel Draw X6Midia11.399,00
1
1
2
2.798,00
MS Office Professional 2010Midia11.199,00
0
1
1
1.199,00
Photoshop CS6Download11.895,80
1
1
2
3.791,60
Total Geral Máximo R$9.953,20
Diferença Estimativa Cliente  x Orçado Equipe Projeto5.653,20


Devido a enorme diferença entre o valor estimado pelo cliente  e o valor orçado a equipe de projeto decidiu revisar as especificações e funcionalidades dos softwares para propor um escopo técnico que mais se aproxime do valor inicial estimado de R$ 4.300,00.


Captação de Recursos

Patrocinio:
Nesta semana foram enviadas as solicitações de apoio ao projeto para 17 potenciais patrocinadores ainda sem retorno. Nesta primeira fase de solicitações foram focadas as fundações e institutos de grandes grupos empresarias.

Ação Solidária - Rifa:
Com a finalidade de mitigar os risco de não haver apoio em tempo parao projeto via patrocinadores, a equipe decidiu implementar a estratégia de captação de recursos com a venda de rifas.
O potencial de arrecadação bruto é de R$ 4.995,00 sobre o qual serão descontados os custos do prêmio e da impressão dos talões/cupons da rifa.
O regulamento completo do sorteio será publicado neste blog  na próxima semana.
Modelo do cupom para colaboração: